Как маркируется папка с личными делами сотрудников

Фото

Согласно действующему законодательству РФ ответственные за нарушение неприкосновенности личных данных могут быть привлечены к ответственности: дисциплинарная подп. Согласно ч. Порядок формирования личного дела работника после увольнения Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить: проверить наличие всех документов; проверить хронологию бумаг в папке; сверить нумерацию листов все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Содержание:
Видео на тему: Долгосрочное Хранение в архиве документов, мой пример архивации личных дел

На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства — по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе. Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.

Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы.

Оформление личного дела сотрудника образец по ГОСТу

Прочие методы поиска людей по фамилии, имени Оформление личного дела сотрудника Современное предприятие или учреждение трудно представить без упорядоченного документоведения, касающегося, в частности, сведений о работающих. Безусловно, такие данные предоставляет каждый сотрудник во время оформления на работу. Ранее при СССР для этого была принята такая форма, как личное дело работающего.

За десятилетия практического использования она претерпевала изменения, совершенствовалась. В результате, осталось рациональное зерно, которое многие руководители и кадровики применяют во благо предприятия. Некоторые менеджеры напротив отказались от личных дел. Как лучше? В статье 42 определяются сведения, которые включают в персональное дело служащего. Для указанной госслужба категории сотрудников важно фиксировать все деловые персональные коррективы.

Эта база информации — личное дело — позволяет облегчить работу органов по контролю соблюдения правовых норм госслужащими. Это, в частности, относится к информации об их доходах и требований об ограничениях. Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить.

Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных. Для частных структур и ИП Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях.

Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести. Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно. Крупные — подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего. Но нет и законодательного запрета данным юридическим лицам использовать аналогичную систему кадрового учета.

Для ее внедрения потребуется сначала издать распоряжение или соответствующий приказ. В данном акте указывается на необходимость и правила такой категории документоведения личное дело , а также определяется конкретный сотрудник, которому поручено этим заниматься. На практике, вводя систему личных дел, зачастую используют уже выработанные положения и образцы, принятые в госструктурах. Оформление и структура личного дела Все дела сотрудников оформляются по общему образцу.

Значение придается тому, как выглядит обложка, первый и все последующие листы. Действует ГОСТ от Он обязывает отвести первые строчки листа для заполнения служащим государственного муниципального архивного подразделения.

Это будут данные о самом архиве и той структуре, которая направляет дело на сбережение. Сейчас в большинстве архивов уже не практикуют заполнение указанных строк от руки — просто ставят идентичный ранее принятым записям штамп. Так что считается целесообразным отделить для него вверху незаполненное место. Что отображает титульный лист В центре титула, после выделенного для штампа места, содержится полное наименование если есть — еще также сокращенное выдавшей личное дело структуры.

Далее строчки отводятся для названия подразделения отдела , где трудится данное лицо. Можно выделить место для внесения возможных корректив, дополнений, например, при смене места трудовой деятельности. Когда заносится такое изменение, предыдущая запись о виде работ заключается в скобки. Для удобной систематизации имеющихся дел их нумеруют, дополняя также индексом, действующим в этой фирме.

Крупным шрифтом ставят ФИО того сотрудника, информация о котором заносится в папку. Период его трудовой деятельности в данной структуре обозначают на листе справа, в углу.

Фиксируют поступление, а позже проставляют дату увольнения. Также обозначают количество листов, данные о периоде хранения.

Что содержит папка с делом? В архивных учреждениях по-прежнему действует положение ГОСТ о предоставлении личных дел строго в обложках из картона. Нынешнее повсеместное использование пластиковых папок или файлов на хранилища документов не распространяется. Чем наполняется папка с делом госслужащего, диктует закон. И этот перечень должен быть выполнен неукоснительно. Другие структуры самостоятельно решают способы формирования персонального дела.

Что не нужно подшивать в личное дело? Папка личного дела наполняется основополагающими документами работника, касающимися его личности, и теми, которые хранятся продолжительный период а именно — 75 лет. Так что нецелесообразно собирать множество бумаг, содержание которых дублируется практически каждый год.

Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении. Такие уведомления заносятся в специальный журнал и сохраняются 5 лет. Перечень опись документов Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления. Вместе с этим их название короткое описание заносится в реестр перечень , который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним.

Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. В перечень заносятся такие графы: Номер дела, под которым оно зарегистрировано в соответствующем журнале. Его индекс — устанавливается согласно номенклатуре дел. Обозначение цифрами даты актуализации документа. Название имеющегося документа что именно — характеристика, свидетельство, сертификат. Нумерация листов по каждому вошедшему документу.

Когда зарегистрирован включен в личное дело. Примечание — возможные уточнения, например, обозначается идентичность того или иного акта.

В самом конце словами с дублированием цифрами ставится общее число документов, а также листов перечня. Окончательно опись заверяется подписью и ФИО ответственного за ведение документации, ставится дата. Общие указания к ведению документации Как регистрировать и проводить учет Основополагающие требования к учету личных дел, а также их регистрации должны быть обозначены в приказе, которым предусмотрено оформление таких дел работающих.

На практике для поддержания порядка в кадровом документообороте заводят специальный журнал книгу реестра дел работающих. На таких делах проставляют номер и его же заносят в книгу учета.

Вся нумерация персональных дел ведется именно по этой книге. Здесь же содержится короткая информация о каждом таком деле. А именно — ФИО работающего, заданный номер дела, его даты актуализации и окончания, когда передано в архивное учреждение или направлено в другую организацию если дело на госслужащего. Порядок изменений Если нужно дополнить или скорректировать данные личного дела, то это может осуществить исключительно ответственный за ведение этого документа.

Если такой почему-либо отсутствует в данный период, работодатель в своем приказе указывает ФИО и должность сотрудника, который вправе выполнить эти действия. Иные представители кадрового подразделения не должны без распоряжения письменного руководителя что-либо предпринимать с личными делами. Что касается необходимости внесения исправлений или корректив в дела работников, то для них предусмотрены правила, аналогичные такой же процедуре с трудовыми книжками.

Недостоверные данные нужно зачеркнуть одной сплошной линией, а над ними написать правильные. Это касается, например, ошибки в написании фамилии. Все новые данные заносятся с подтверждением копиями документов свидетельство о рождении, документ о регистрации брака или его расторжении, изменении фамилии. Как сохранять дела сотрудников Разглашение персональных данных из имеющегося на предприятии дела не допустимо.

Руководство структуры обязано обеспечить надежную систему хранения личных дел, чтобы не допустить использование содержащейся в них информации посторонними лицами. Целесообразно поместить кадровую документацию в сейф. В отделе кадров находятся дела только тех работников, которые ведут свою трудовую деятельность в этой структуре на текущий момент.

Персональные дела тех, кто прекратил такую деятельность и уволен, кадровики направляют в свое архивное хранилище. Подшитые документы прекративших госслужбу сотрудников сохраняются по месту службы последней в течение 10 лет, а уже после этого направляются в государственный архив.

Для иных структур такой временной лимит не регламентируется, чаще всего они хранят у себя такие дела один год. Передаваться в архив личные дела должны аккуратно прошитыми и с необходимым документальным наполнением. Информация о состоянии дела отражается в специальном заверительном листе, который прикрепляется последним. Время сохранения дел в госархиве исчисляется именно со дня поступления в это учреждение, а не с момента увольнения. Такой срок обычно составляет 75 лет для всех сотрудников, за исключением списка руководящей номенклатуры.

Документы таких руководителей сохраняют без лимита времени. Кому выдают личные дела? В отличие, например, от трудовой книжки, персональные дела после ухода работника с предприятия ему не вручаются.

Тем не менее, каждый трудящийся вправе знать, какую информацию и какие именно документы включены в его папку. Установлено, что работник может просматривать его совместно с сотрудником, назначенным от кадрового подразделения, предлагать дополнения или исправления неточностей.

Желательно для кадровиков иметь специальный бланк и в нем каждый год делать отметку о факте ознакомления. Личные дела, имеют право запросить правоохранительные либо иные контролирующие органы, что определено законодательно.

Руководители структур кроме госслужбы имеют возможность самостоятельно определяться, разрабатывать ли у себя систему формирования личных дел. Когда приходят к такому решению, целесообразно провести подготовительные мероприятия, чтобы избежать ошибок и проколов в их ведении. Для этого разрабатывают по пунктам правила их составления, оформления и хранения.

Обучают сотрудников, которые будут выполнять доверенные им обязанности по личным делам, контролируют их деятельность. Общие вопросы организации работы с личными делами сотрудников организации……………………………………………………… 2 2. Формирование личных дел……………………………………….. Ведение личных дел……………………………………………… 12 4. Хранение личных дел……………………………………………..

В какой папке хранить личное дело. Как правильно сформировать личное дело работника

Если же дело передается в архив или сотрудник увольняется, в журнале необходимо сделать определенную пометку с указанием даты закрытия дела и причины. Заполнение журнала, формирование и оформление личных дел должны проводиться специальным сотрудником службы кадров. Самостоятельно собирать документы личного дела работник не имеет права, также никто не может читать или разглашать персональные данные служащих. За разглашение важных данных человек несет ответственность. Причем каждый сотрудник обязан знать обо всех документах, которые находятся у него в личном деле и ежегодно ставить подпись об ознакомлении с ними. Если у работника изменились данные например, при замужестве сменилась фамилия , необходимо отразить это в личном деле. Допускается перечеркивание одной горизонтальной линией старой фамилии с последующим указанием над ней новой. Такое действие кадровая служба вправе сделать только при наличии подтверждающего документа в данном случае свидетельства о браке и паспорта.

Документы для личного дела работника и его формирование

Использование системы Сетевой Город. Образование Особенности ведения личных дел сотрудников Многих работодателей интересует вопрос, по каким правилам и почему необходимо ведение личных дел сотрудников. Работники компании важнее, чем производимая этими людьми продукция. Наличие точно составленной информационной базы значительно облегчает работу отделу кадров. В нее входят личные дела сотрудников, а в них отражена вся работа в компании, важные и имеющие значение документы и прочая информация. Заводится этот документ тогда, когда человека принимают на работу. Изменения вносятся, если он продвигается по службе или расторгает сотрудничество с компанией.

Обложка дела – образец оформления

Материалы об аттестации если проводилась ; Фотографии работника, которые периодически обновляются; Опись личного дела. Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет. Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие. Требования к оформлению личного дела сотрудника Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов. Личное дело должно быть оформлено в определённом виде: на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела; если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу; обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше Ведение журнала регистрации личных дел работников Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно распечатать по шаблону из интернета либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании. В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные.

Оформление личных дел сотрудников. Прием на работу

Безусловно, такие данные предоставляет каждый сотрудник во время оформления на работу. Ранее при СССР для этого была принята такая форма, как личное дело работающего. За десятилетия практического использования она претерпевала изменения, совершенствовалась. В результате, осталось рациональное зерно, которое многие руководители и кадровики применяют во благо предприятия. Некоторые менеджеры напротив отказались от личных дел.

Каков срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов: список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей ; выписка из протокола собрания трудового коллектива для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом и др. Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке. Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу.

Состав личного дела работника

Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов: список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей ; выписка из протокола собрания трудового коллектива для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом и др. Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке. Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок. Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров анкеты , отражаются в дополнении к личному листку анкете. Дополнение к личному листку включает: Ф.

Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов: список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей ; выписка из протокола собрания трудового коллектива для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом и др. Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке. Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

Подскажите, пожалуйста. У меня вопрос в связи с тем, по номенклатуре папку завели в году, а документы вложили туда года. Ответить admin 24 10 Здравствуйте! На обложке дела указываются крайние даты документов дела: дата первого и последнего документа по времени создания. Может быть такая ситуация, что в дело, заведенное в году, вложен документ года, это должно быть отражено на обложке дела. Ответить Светлана 10 01 Добрый день.

Учёт и регистрация личных дел Приказ, который предусматривает введение учёта сотрудников посредством заведения персональных дел, содержит данные, которые точно регламентируют деятельность ответственных лиц по их учёту и регистрации. Предусматривается наличие специальной книги по учёту документов. В этой книге производится нумерация дел в соответствии с принятыми правилами в организации, затем этот же номер наносится на само личное дело. В этой книге обязательно содержатся краткие данные про личные дела сотрудников. Читайте также: Предварительный медицинский осмотр при приеме на работу Внесение новых данных Запись каких-либо изменений и дополнений в персональные дела работников допускается только тем ответственным работником, который назначен руководством организации.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Флора

    И все, а варианты?